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通过电子邮件归档提高法规遵从性

根据调查,企业中发生营业泄密的途径最多的是:信息处理不当,如内部员工的携带或泄露。

为保护企业的重要信息,不仅要防备网络攻击和灾难等外部因素,还必须防备内部人员的信息泄露。首要措施是严格限制对重要信息的访问和持有的安全措施。但是,构建一个毫无漏洞的防御措施在现实中是相当困难的,所以除了加强安全性和多路复用外,在发生漏洞时,或者是在发生疑似泄漏的事态时,收集遗漏的痕迹和证据进行搜查的措施也是必要的。

邮件在内部不正当的调查中成为有效的线索和证据。如果事先收集企业的邮件,使其不被删除或篡改的话,不仅是在有事情的情况下进行搜查,对内部的人的不正当行为的抑制力也是很有帮助的。因此,这次将介绍以强化合规性为目的对邮件进行存档时的必要条件。

搜索功能可确保找到有证据的电子邮件
如果是在业务和作业过程中作成的数据的话,通过适当地设定和运用文件名的命名方法和文件夹体系等规则,在发生过程中也有一些可以整理的。但是,如果您的公司拥有一定数量的员工或客户,那么每天发生的邮件数将达到数万甚至数十万件。因为不可能用人力来整理,所以要把全部整理好,按照公司规则等规定的时间进行保存。关于邮件的题目,首先也不可能有能够立即判断内容的标题。——像"Re:关于下次碰头会"这样,一般来说,单凭标题无法理解内容的邮件占了大半部分。

邮件数据具有文件数量庞大且没有系统化的特点。因此,为了归档电子邮件,除了确保长期保留外,需要具备使灵活的全文检索和元数据的检索成为可能的易于使用的结构。此外,您还应该具备能够快速返回结果的能力,即使对大量文件进行检索也是如此。例如,一个归档系统组合了协作室和NoSQL数据库。可以同时实现可靠的长期保存和灵活快捷的检索性能。为了实现以合规性强化为目的的邮件存档,选择具备这些特征的存档手段是最理想的。

保护数据以防止篡改和证据
前面已经说过,企业中发生的信息泄露途径大多与内部人员有关,其中占一定比例的是离职人员的信息泄露。离职人员的信息泄露往往是出于利益目的故意进行的,对象数据的重要度较高,从该人员的离职经过一定时间后就会被发现。为保护被泄露的数据的权利,在某些情况下,可能会发生对离职人员或外流企业的诉讼。

即使在这样的情况下,邮件数据也是有效的线索和证据。但是,数字数据通常比纸面文件更易于篡改,而法庭的证据能力证明成为一大难题。如果您要存档电子邮件以提高法规遵从性,为了应对这样的事例,应该具备能够证明档案对象数据的防止篡改和没有被篡改的证据。使用无法覆盖、更新或擦除已写入数据的介质是非常有用的。为强化合规性而选定邮件存档手段时,关于防止数据篡改和保持证据能力的规格也应该加入判断标准中。

总结
这次我们介绍了电子邮件归档的意义,以及电子邮件归档手段应具备的条件。在归档企业电子邮件时,除了可以确保长期保留外,还具有灵活、快速的搜索功能。有必要选择具有防止数据篡改、保持证据能力的手段。"归档服务"可满足这些需求,甚至连一连串都能满足这些需求。"数字存档"以帮助客户提高合规性和风险管理。万弼士档案保管有限公司提供专业的档案数据保管业务,如有需要,请联系我们。

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