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信息安全危机危机管理中文档保管的重要性与保留期限(下)

应对各种风险
作为危机管理,不仅仅包括企业事件和事故,还包括如地震、洪水,相关天灾及瘟疫也是一个需要考虑在内的问题。在考虑这些情况发生时的对策时需要先了解,在对信息的管理方面,电脑数据将会被认为是最主要的保护对象,然而除了电脑数据外,纸质文件也相当重要,因为纸质文件存在唯一性,有时候并不具备备份,因此对其进行安全保护也是值得优先考虑的问题。对于企业事件事故发生时可以快速取出,在灾害发生时需要方便去除,或是具有防灾备份。为了达到该目的,在外部设施内进行文档保管,数据备份等服务也是有效的对应方法之一。

经验丰富的员工所拥有的专业知识丢失的风险问题也成为一个问题。这种所谓的知识和经验的工匠的经验及知识的遗失是由于出生率下降以及定期退休人员的增肌造成呢个的。技术虽然需要经验等难以文书形式传承,单知识等如今可以通过文档备案传承到后世。如在某个建筑公司,在项目当中,对于该项目的建筑顺序以及流程了解的员工少之又少,导致了未来该项目可能无法继续的可能性。为了解决该问题,对此了解对员工拍摄了相干视频来达到传承目的。这一个案例也暗示了对信息传承进行文档管理,保留的重要性。

文档保留期限
顺便说一句,我已经讨论了文件管理在危机管理措施中的重要性,但还需要谈谈最后持有期限的想法。

除非法律要求,否则文件的保管期必须由参与该文件的人员决定。不时,但受制于咨询简称为“我要你告诉我,因为我要确定文件的保留期内部”从我们的客户来说,这可以理解,因为价值判断是同一文档不同的是,可以设置保留期在同一我不能。然而,尽管不能无条件地说,但作为最近的趋势,似乎已经设定了更长的持有期。

作为决策点,除非文档按类别排序,否则您无法成功确定持有期限。这是因为,评估的重要性而言,统一(例如,文件),确定在何种程度持有期将增加到不仅是困难的,(安全的措施等)妥善处理状态也选择变得困难。相反,如果分类正确,则同一组文件通常在保留期内同步且相关。

个人信息情报将会富含在身边的文档中,个人情报管理的企业应当对其安全性更加重视。但即使不是个人情报有管理的企业中,发生信息泄露时,也不能以“我们不是对个人情报管理的企业,因此我们不存在责任。”这种解释。

存在以此为契机,重建文档管理系统的企业,他们将监管机构的指定预想在内,对责任的说明方法进行考虑,并一次为基底建立起社内文书保管的详细规章制度。但对于个个文档的保留期限的设定工作进行的由为困难。二对此的解决方法来看:①保持期限进行一定数量的范围规定,不考虑范围外的时间②办公存储寿命+归档存储寿命=总保持周期,设定保持期间的范围设定,我们提出了这样一个提案。这种方法的优点是不能私自保持由个人判断设定,考虑到文档的使用频率与收纳场所,而由此来反映期限,可以找到适合文档的管理方法且方便转移。

总结
在当下多起案件中,内部指控是最近发生的事故和事故中许多欺诈和疏忽案件的主要来源。保护举报人的法律已经制定,因此关系到组织的不正规行为迟早将暴露在外。如果在不正当行为是常态的业界内,该业界也将被强制转变为正规化。不正规的经营也将无法继续隐瞒。因此可以说当今社会环境正在向正规良好的道路前进。但是即使业界内没有进行不正规行为的企业,在无法证明自己运营状况时也无法获得公众的信誉。
从次信息安全危机危机管理的角度来看,如何审查文件管理系统,包括记录在内的文档保管,是否应当重新考虑一下具体制度规则呢?

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