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信息安全危机危机管理中文档保管的重要性与保留期限(上)

“我应该如何保留文件?保留多长时间?”要明确决定并保持下去是一件非常困难的事情。而要对公司,公共团体等组织持有的文档进行决定坚持想必会要更加的困难。近年来,这个问题一直被视为企业组织管理中的一个非常重要的问题,并得到重视。
今日,为什么文档保管的规则或是保留期限被视为一个重要的原因呢?为了理解这个问题,需要了解当前公司及团体所处的社会环境的变化。在此会通过以下示例解释构建环境变化的文档管理系统的重要性。
JIS X 0902-1(ISO 15489-1)是记录管理的标准保存记录,保存(preservation):确保在长时间内保持技术和维护真实记录的过程和操作
在此写的是记录,而不是文件,是由于这个“纪录”是法律证据,是“组织正确地指出的言语行为,不能改变的信息。”而“档案保管期限”是指对企业组织所实施的行为进行记录,并随时可以进行内容确认的一段期限。

为什么需要进行文档保管
不幸的是,当前企业和组织违规行为导致的严重事故和事故接二连三的发生。特别是有关食品,建筑物和药品的问题直接损害了我们的消费者,有时甚至危及生命。虽然道歉会议组织顶部将在电视上报道,“它已经道歉了,反正也不是他们直接相关的,就原谅他们吧。”想必没有人会就这么原谅。因为关于原因和状况的信息公开有许多值得注意的失误。在恶意案件中,有些案件故意组织篡改和隐藏记录,并由处于高管作为决策职位的人员判断。而现在一旦这样的事件和事故发生,公众敏感反应便会觉得包括高管在内的组织在隐藏真实的信息。

另一方面,以防对事故发生时做好备案,如果在工厂的质量控制过程中正确准备好文件备案。如果企业留下过去的“记录”便可以帮助做调查并找到事发原故,可以方便进行相关解决方案,并对被害者进行保障,有这样的经营方针与理念,想必即使问题发生时,公众对企业的印象与上述中的印象想必会完全不同。因此,可以说,企业进行文档管理的行为,会对公众对该企业的安全性有认知上的提升。

因此从这些观点来看,对于自社的文档保管的制度进行完善,是信息安全危机管理的对策的一环。因此会有企业将其作为企业管理中优先解决的问题。

如前所述,记录是合法的证据,正确编写组织活动的信息无法更改。因此得到回报作为记录上的产品的安全性,从原料到产物的一个例子,而不是记录可以证明已经进行毫无疑问,在适当的措施诸如质量控制的生产和加工取毫无疑问。即,例如,在对缺陷物品进行检查的情况下,这意味着描述的内容不可能被篡改。此外,作为有效证据,期间已经发生了效果①记录期限内将会妥善保存并且有效②在那些不再需要的记录可以经正规手续进行销毁,并保留最新的记录。③在保留期限内若需要进行阅览查看,需要具备尽快的进行对应,方便快速阅览查看机制。

适当的记录管理,即需要具备重要性和保密性和功能性的文档管理体制。而需要找到这些属性的文档,便需要对办公室内所具的所有文档进行检阅,并对起做出保留期限与保留与否的决策。

到目前为止,即使对于我们的客户,也存在温度差异,具体取决于行业。与金融机构相比,其他行业的客户对文档管理的信息安全危机性有着意识的欠缺。当然,在正在进行ISO 9001,27001的企业中,为了证明企业品质管理以及信息安全危机性,会整理出相关文档。然而,作为企业意识的基础,如果对记录本身的价值的认可度较低,则只会创建形式和制度以响应认证等。要的内容由于在委托个人,不能与出在紧急情况下的形式和机构的应对,例如,制度没有决定,文档不存在,会发生诸如此类的问题。在过去,发生过虽然具有较高意识的企业,但对文档管理的部门的意识度不高,导致了最后文档不存在这种情况。但是,社会整体对此开始进行重视是目前的一个现状。

当然,即使在此前不具有信息安全危机管理的金融机构,如今在金融检查相关部门的对应下,都对次提高了意识。在一个金融机构中,与系统的操作管理相关的所有日志都在纸上输出,但是使用我们公司的文档存储服务来保存原始文档。响应于所谓的内部控制,和有效性纸系统的独创性,内容在需要时可以很容易确认,但它是引进来讲被判断,在金融机构侧为基准发生除非对各种文件的开发和评估最重要的数据有严格的定义,否则难以管理如此高的水平。

这似乎是一家独特的金融机构,未来将出现制造业等企业也将需对文档保管进行更加的制度完善的情况。这是因为,如前所述,管理系统的管理失败将会与企业组织的知名度及评估直接相关。

内容的下文我们将会在下期为大家继续介绍。

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