个人文件管理注意事项
纸面文档的保留期必须大于法定保留期。如果要将具有不同保留期的文件合并到单个个人文件中，则个人文件的保留期必须与具有最长保留期的纸面匹配。
例如，如果将A的劳动者名单和雇佣合同汇集到一个个人档案中，考虑到法定的保存期限，A先生的个人文件在A先生退休后保存3年的话没有问题。
但是，如果公司内部规程规定雇佣合同保管10年的话，需要注意A先生的个人文件离职后10年间的保存。
减少个人文件管理的要点
为了简化管理，起算日不是离职日，而是作为离职日的第二年一日。这样，即使在同一年度内有多个离职人员，保留期到期日期也不会分散，每年可以在同一时间处理一次。



如何管理个人文件
文件索引
请将对象员工的姓名作为索引信息制作个人文件。
如果有必要，也可以将职员编号和入职年度等信息作为补充信息加以添加。
摆法
建议按照名字的“爱上”顺序进行排序。也有按照入社顺序排列的例子，但是如果没有其他记录了入社年度的底帐的话，就很难找到。
使用“啊行~”“或者行~”等的向导板，容易阅览也是管理的重点。



如何管理离职员工的个人文件？
离职人员的个人文件应该与在职人员的个人档案明确分开进行管理。
在退休时间抽出个人文件，转移到离职者专用的档案柜中吧。
自起算日起经过1年的离职人员的个人文件移交给文件库，保存至保存期限。

总结
很多公司都无法处理离职人员的个人文件、空间不足。要正确管理个人文件，请单击按照法定保存期限设定文件保存期限，以相同的文件单位将文件汇集到个人档案中很重要。
万弼士存档公司提供的文件保管服务“书库探员”中，不仅在仓库保管文件，还将离职人员的询问等需要的文件，取而代之的是，可以找到并发送数据。
因为有“离职人员的档案空间不够”“想找出离职人员的文件的麻烦”的顾客使用。如果您有同样的烦恼，请随时咨询。