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发布时间: 2019.08.09
来源:万弼士文档信息管理(昆山)有限公司
什么是减少工作量的“个人文件管理方法”?
抽出离职人员文件的工作负荷过大,这是不能丢弃离职人员文件的原因之一。减少这种工作负荷的方法是以“个人文件”为单位的文件管理。
在员工离职时,从多种文件种类的档案中找出离职员工的员工很费时间。因此,从文件的产生阶段开始,将每位员工作为一个“个人文件”进行管理建议作为“个人文件”集中在一个地方的话,可以省去寻找和抽出的麻烦.
应由个人文件管理的文件
任何文件都不是由个人文件来管理的,有适合的文件和不合适的文件。
满足以下3个条件,可以说是适合使用个人文件进行管理的文件。
·根据离职、解雇、死亡时期确定起算日期
越是适合根据个人情况改变起算日期的文件。
相反,制作日等为起算日的文件以文件为单位进行管理是恰当的。
·不经常添加或更新
频率高的话,对个人文件的插入负荷就会变大。
·保留期相同
夹有不同保存期的文件时,必须配合最长的文件进行保存。
对象文件 | 起算天 | 法定的保存期间 | 根据法律 | |
雇用文件 | 工人名单 | 离职等的天 | 三年 | 劳基法107~109条,劳基法施行规则56条 |
雇佣合同书 | ||||
工作条件通知书 | ||||
合同 | ||||
履历表 | ||||
毕业证明书 | ||||
执照、资格相关的证明书 | ||||
身份保证书 | ||||
居民证记载事项证明书 | ||||
关于退休和解雇的文件 | 离职报告 | |||
解雇通知书 |
以下文件是应由个人档案管理的文件的代表性例子。