经常听到很多有众多员工的公司的人事、总务负责人为如何管理离职人员的文件而烦恼。
在最近听到的例子中，“因为保管空间不足，所以想处理，但是考虑到诉讼和询问的风险，所以不能处理。
“每年几次，有想要取10多年前退休的原员工的个人档案的委托。本来回答已经处理好了，但是因为没有处理就找出来了，这很费事。”
在座的各位中，“离职人员的文件无法处理，空间不足，工作太麻烦了。
因此，在本文中，离职者的文件保管“如何管理个人文件”的办法由万弼士存档顾问推荐，以避免烦恼。

为什么不能处理退休人员的文件？
你们的公司和仓库里，退休人员的文件堆积如山吗？
  ·因为如果处理了退休人员的文件，就无法消除受到不利影响的可能性
  ·按文件类别按时间顺序进行管理，因此提取离职人员的文件是非常困难的
不能处分的不是有这种情况吗？
换句话说，为了处理文件，
  ·已经明确了，即使被处分也没有问题。
  ·轻松提取离职人员的文件
这样的状态是有必要的。

退休人员的文件可以处理掉吗？
从法律的观点
从法律的观点来看，《劳动标准法》《劳动安全卫生法》《雇用保险法》《消费税法》等各种法律中必须保存最低限度的期限=法定的保存期间，这是“规定”。 每种文件类别都有以“何时”为基准计算保存期间的概念，我们称此为“起算日”。企业以起算日为基准保存文件超过法定保存期限的义务中的“经过的时间”条目。
从诉讼对策的观点来看
从诉讼对策的角度来考虑的话，因为想避免被诉讼时没有证据的情况，所以应该尽量长期保存。但实际上，存储成本高昂。最长因不履行债务而造成的损害赔偿债务的时效10年复一年的文件将被处分做生意的企业好像很多。
当然，如果法定保存期限超过10年，则不在此范围内。
从个人信息保护的观点来看
从个人信息保护的观点考虑，为了防止流失，目的使用结束的情况下尽快处理。放手的时间越长，流失的风险就越高。
就是说？
如果处理掉的话，问题就不存在了。”依据法律、诉讼对策、个人信息保护这3点，以公司规定保存期限以上的文件进行处理也没有问题。就是这么回事。
离职人员的文件法定保存期限大多为3年，因此很多企业实际上规定将文件保存+1~2年，保存4~5年。
文件的保存时间一般由文件管理规程等规则规定，请确认各位公司的规则。