5.是否设定了保存期限？
你们公司是如何管理书库的？难道书库满了才整理文件吗？这称为“特科罗汀方式”。
书库的空间有物理限制。书库内堆放着狭窄的瓦楞纸板箱，这是常见的景象。
这个问题的解决方法是“保存期限决定“(保留)，也就是那个文件”要使用到什么时候“.？公司规则可能明文规定了文件保存期限，如5年、10年和30年。管理这个保存期限称为“保留管理”。
所以，在创建文档并成为共享文档时，设置适当的保留期限非常重要。可设置其显示顺序。如果设置了保存期限，则可知道要将文件保存到何时，而不会因不必要的文件而使书库溢出来。{\lang1033，}{\lang1033}{\lang1033，}这在电子文件中也是一样。另外，如果将该保存期限记录在刚才的目录(目录)上，则容易管理。保存期限是提高文件管理能力的最强手段。
只是，一一清单管理保存期限是很困难的.借助文件管理系统和纸面保管服务，您可以轻松地在系统上进行期限管理，并可以轻松处理过期的文件。

6.您不觉得文件管理是“个人工作”吗？
许多人都认为整理和管理文件是“个人工作”吗？作为个人的工作来理解的话，自然会成为“能整理的人/不会整理的人”这样的属人的话题。文件管理中的“陷阱”就在这里
重要的是将文件管理规则化、组织化，而不是以个人水平工作可设置其显示顺序。您需要确定负责部门和人员，以构建一个可执行的机制，而不必让规则成为空文。定期的“盘点共享文件”和互相检查体制等可能也是有效的。

7.文件的整理，您不觉得“什么时候做比较好”吗？
文件可以放在自己的书桌上，如果填满了就扔掉吧，什么时候整理吧，有这样3种“好”吗？
文件采用以下流程(生命周期)，即个人办公桌的制作→共享文件柜的保管→在书库的保存。重点是生命周期的可靠和定期过渡。因为这个流动堵塞了，桌子周围和书库文件溢出了.
整理文件时不要“什么时候做就可以”，每次制作文件时，每次使用文件时都要进行。例如，利用文件保管服务，定期将文件送出公司，可以减少在办公室内滞留的文件。
参考博客：档案上的“保管”和“保存”有什么区别？有效管理纸面文档的方法＞

总结
怎么样，贵公司能实行几个呢？
如前所述，文件的整理、管理是需要有组织且日常工作的重要业务之一。为了改善公司内部的风气，请务必从今天开始努力。
但是，全部只靠自己来做，说不定会很辛苦.您可以与外部专家文档管理顾问联系，或者利用文件保留服务来减少内部文档量。也许会成为解决的捷径。在文件保管服务中，有只将必要的文件以PDF形式发送的便利服务，您要不要考虑一下呢？