“虽然知道文件管理的重要性，但是不知道从什么开始比较好···”这是经常听到的烦恼。没有不产生文件的公司.文件的管理在工作上是大家共同的烦恼。 那么怎么办才好呢？这次我想向大家询问7个关于文件的问题，重新确认一下文件管理的基本知识。

1.有文件管理的规则吗？你知道吗？
你们公司有管理文件时必须遵守的规则吗？一般来说，文档管理规则や“文档管理规程”等。被这样明文化化了规则在大多数公司都有我想是的。
那么，大家是认真理解了那个规则的内容，每天都在实行吗？
这样的话，有多少人会自信地说“是的”呢？“即使有文件管理·废弃的规则也不被遵守”，这不正是很多企业的现实吗？
国家公文有《公文管理法》的法律，但企业文件有公司法、商业法、税法等个别法律。法律规定必须保存的文件(法定保存文件)。除此以外的文件没有法律上的保存义务。但是，疏忽文档和信息管理规则，在任何方面—包括股东、客户和消费者—在被追究违反合规性、召回或管理责任时，失去社会的信任正如以往许多企业丑闻中提到的那样。
首先，从重读自己公司的文件管理规则开始吧。

2.个人文件和共享文件是否可区分？
我想大部分的各位在日常生活中都用电脑制作文件。您创建的文档文件保存在何处？有没有保存在自己电脑的桌面上？在个人电脑上保存文档的话，其他人是看不到的。
把个人手头放的文件私人文件而需要与环境混合的每条反射光线，进行环境采样。另一方面，为使部门内的其他人也能看到，将保存于共享文件夹的文件共享文件而需要与环境混合的每条反射光线，进行环境采样。
这个区分个人文档和共享文件是关键所在可设置其显示顺序。在创建文档的过程中，应将其保存在个人电脑中。文件处于完成(裁决、提交)阶段时，必须保存于共享文件夹，使其成为共享文件。相反，如果将处于备忘录阶段的个人文件保存到共享文件夹，则不知道哪个是确定版，哪个信息是正确的。哪个是最新版·最终版的“版管理”也很重要。可设置其显示顺序。

3.文件没放在自己桌子的抽屉里吗？
用电脑做成文件的话，多数人会打印在纸上.虽说最近电子化正在发展，但实际情况是日本还没有摆脱“纸文化”。
那么那张打印的纸质文件放在哪里了？是不是放在自己桌子的抽屉里了？
与刚才关于个人文件和共享文件的故事相同。可以放在自己的桌子上的是个人文件只是(个人参考、复印等)
作为正式文档需要在部门内共享的文档存储在共享文件柜中非得做不可。
如果把共享文件放在个人办公桌上，会怎么样呢？
本人不在时，需要的文件不能由别人使用.同时，文件的遗失和误报的风险也变得特别高.？据说情报泄露和遗失事件多由个人办公桌周围发生.立即停止对共享文件的个人管理。

4.你知道那个文件在哪里吗？
假设共享文件被保存在共享文件夹或共享文件柜中。那么，这样一来，在需要时就可以找到需要的文件了吗？答案是No.
在需要时丢失所需信息不仅会给业务带来障碍，而且有时会带来重大问题或损害。
那么，我们该怎么做呢？简而言之，制作文件(文件)名称，并制作将其一览表(目录)
就是说无论是在电脑上还是在纸张上打印文档，只要您指定适当的名称并使其可供查看，您就可以轻松搜索文件。
参考博客：能马上取出的保管方法是？＞
另外，物理可视性也很重要可设置其显示顺序。不要在书库里搁在纸箱里堆起来，要放在书架上以便于拿出来。如果是电子文件，请根据业务内容构建简单明了的文件夹体系。这样一来，业务效率就会显著提高.另外，将使用频率低的文件一直放在公司内部，会浪费空间。外部仓库之类的，纸面文档保管服务也可以考虑导入的方法。
下次我们会继续介绍第5~7个文件管理的基础问题，尽情期待。