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什么是机密文件?如果不知道的话需要注意的3个意思和分类方法(文件管理)

发布时间: 2019.07.12
来源:万弼士文档信息管理(昆山)有限公司

从机密文件这个词可以想象到什么内容呢?虽然给人一种莫名其妙的不可泄露给别人的信息的印象,但是听到重新的定义后却无法回答的人也很多吧?——本文介绍的是,在典型企业中,需要了解的是:三种分类及其含义介绍一下在此基础上,如何对文件进行分类?

什么是机密文件?
机密文件定义为“如果泄露给相关人员以外的信息,则包含对相关人员产生不利影响的信息的文件”。一般来说,根据信息泄露时的影响度,可以分为以下3种分类。
需要注意的是,如果不了解这三种分类,则可能无法进行适当的文档管理。
1)绝密
秘密保全的必要性很高,可能会损害公司安全和利益的文件
未发表的研究结果、合并等特别项目资料、未公开的会计文件等,在企业中也是有关系的。在少数人之间共享所写文件。
2)秘密
以仅次于绝密的秘密即使是在公司里,也不要让有关人员知道性质的文件
包括重要合同、人力资源文档和个人信息。只有有限的人员才能在公司内查看的体制,则此窗口为只读。
3)公司机密
向公司外公开,可能会带来不利影响的文件
公司调查的结果、客户名单、营业计划书等。防止擅自带出公司外的管理。

机要法
有关于机密文件的法律吗
与机密文件相关的法律有哪些呢?上述的“绝密”“机密”“社外秘密”这一想法始终是一般的分类,没有直接对“机密文件”这个词进行定义的法律。
相近的概念是:《不正当竞争法》中规定的“商业秘密”有这样的想法.
什么是不正当竞争防范法?
在同行之间防止不正当竞争为之制定的法律。企业持有的“营业秘密”受到不正当携带等损失时,可以采取民事上、刑事上的措施。

什么是营业秘密?
营业秘密在防止不正当竞争法的第2条第6项中规定如下。
本法律规定,“营业秘密”是对作为秘密管理的生产方法、销售方法和其他业务活动有用的技术或营业信息。公然不为人知的事物。”
换句话说,
  保密性
  有效的技术和信息(有效性)
  不公然的东西(不公知性)
符合这3个条件的是作为“营业秘密”被认可的。

如果侵犯营业秘密会怎么样?
非法侵犯营业秘密将受到刑事处罚.根据不正当竞争防止法的第21条第1项、第3项概括处罚规定如下。
十年以下的徒刑,或2000万日元以下的罚金(或其并科)
法人两罚款在5亿日元以下的罚金(第22条第1项第2号)
※海外使用等个人在3000万日元以下,法人在10亿日元以下。
换句话说,侵犯营业秘密将受到重大处罚是被给予的吗?相反,从保持营业秘密的企业来看,受到严密的保护换句话说。
因此,为了得到法律的保护,妥善管理“机密文件”,以保证其为“商业机密”。

如何对机密文件进行分类
万弼士株式会社的文件管理咨询服务用于对机密文件进行分类VAPS的规格化距离的幂函数。本章中将说明“VAPS”的想法,以帮助大家的机密文件。
什么是VAPS?
“VAPS”是一个框架,它显示应该按重要程度分类的文档以及应该按何种尺度进行分类的框架。由以下用语的首字母组成。
“V”···Vital=生命信息资产
“A”···Archival=归档信息资产
“P”···Personal=个人信息资产
“S”·Security=安全级别
“V”生命信息资产(Vital)
在企业拥有的信息资产中排在前列,在发生地震、水灾、火灾、失窃等风险时,对贵公司的事业持续或恢复是必不可少的。
  正式文件(原件、经纪人签字/盖章)
  难以重现/不可重复的
  法律规定必须保存的东西,等等就是这样的。
“A”存档信息资产(Archival)
是编纂企业历史所必需的,涉及创业者的理念、经营方针、合并历史、工厂等建设。
  社史编纂资料
  创业理念、方针
  与重要活动有关的记录等。
“P”个人资产(Personal)
包括客户和业务委托方在内,特别是必须保护保有个人数据(利用6个月以上)免受风险。
  姓名、住址等个人信息
  犯罪、出生等微妙的个人信息
  个人证件号等也属于这类。
“S”安全级别(Security)
以被评为“V”“A”和“P”的信息资产为对象,对作为机密情报处理的机密等级“机密、保密”进行排名。



总结
感谢您阅读此文章并进一步了解机密文档的定义及其分类方法VAPS。首先,您应根据本公司的“文件管理规程”“文件管理手册”等资料来掌握规则。希望大家使用“VAPS”确认规则是否有漏洞。
万弼士株式会社,提供纸面文档保管服务。帮助您正确管理机密文件,以及建立仅供有限人员查看的文件。