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哪些保存方法可以立即取出文件?文档分类技巧(文档管理)

发布时间: 2019.07.10
来源:万弼士文档信息管理(昆山)有限公司

每天工作的时候,是否无意间就把必要的文件封住了?而且为了寻找想看的文件,浪费时间吗?为消除浪费,需要妥善保管文档,但实际上需要对哪些项目进行分类和保存,才能立即进行检索呢?在本报道中,将对保管文书时的具体分类方法进行介绍。

文件分类观点
要适当保存文档,必须考虑“立即使用”常用文档的分类方法。分类不仅仅是简单的细分,而是根据共同的性质对多种多样的信息(记录)进行分组。再具体一点说,“总结方法”是:如何将文件整理成什么样的文件?和文件“排列方式”它的工作原理是:文档分类体系是重要的。
文件分类体系两种方法
1)瓦立克式分类
文书主管部门将大分类⇒中分类⇒小分类由上而下决定分类方式 主要共同的文件中描述的场景,使用以下步骤创建明细表,以便在概念设计中执行体量的面积分析。
2)茨米亚凯式式分类
文件的各利用部门有小分类⇒中分类⇒大分类由下往上决定分类方式主要特有的文件中描述的场景,使用以下步骤创建明细表,以便在概念设计中执行体量的面积分析。
※ 公用文件和特定文档
组织中使用的文件有共通文件和固有文件。共同文件,是管理·办公业务产生的文件和所有部门被利用的文件。固有文件是由各部门进行的业务产生的文件。



现成文档的4种总结方法
实际进行分类时,以以下4种总结方法为基础进行分类。根据文件的特性,区分使用方便·容易的总结方法吧。
以下四个总结方法
1) 按内容分类
根据文件的内容,制作出各自的主题.
2) 按期间整理
按处理日期,如年度、月、日等文件发生日期。
3) 按对方情况归并
按组织名称、区域名称、企业名称、个人姓名等对象进行分类。
4) 按形式整理
按通知、申请、报告、规则、合同、许可等文件的形式进行分类。
此外,分类并不是完全可以完成的.虽然也有1册1的分类,但是因为没有必要进行总结,所以根据这些特征进行分类吧。
在总结的文件中标注标题时需要注意的三点
总结文件标题的方法也很重要。容易找,不迷惑的标题名称要注意以下3点.
1)使用谁都容易理解的名称
只要是同一个部门的人,就会给谁都知道的客观名称。避免使用特殊用语或自我用语。
2使用简洁、具体名称
.文档/.文件/关系/拼写/杂事/庶务/其他/其1等,不要使用对寻找没有帮助的多余的文字。
3使用易于区别的名称
混淆的名称,模棱两可的名称不要使用。

实际文件排序
好不容易把标题分类的文件,如果没有规则就无法进行检索。必须按规定的顺序排列文件,以便找到线索。这也和总结方法一样,要求只要是利用部门的人谁都能明白的客观标准。
组合文件
将属于小分类的文件按通用性或相关性归类为中分类,并以相同的方式将中分类归类为大分类。
此外,为了便于查找文件,文件的数量也很重要。进行小分类5~15在中分类。最大中等分类8按程度大分类将它们放入抽屉中,然后竖起分类的标题,因为有适当的间隔,所以很容易找到。如果看文件的标题就能知道是属于哪个中分类的,在颜色、数字、年度、帐票名等方面下功夫的话,就不会再迷茫了。
组合排列方式
分组结束后,如何有秩序地客观地排列之后的分组是很重要的。
·能够共同认识的排列方式的例子··从管理人员到一般职务、工作进行顺序、从重要到普通等
排列方法如下:人类搜索的思考过程本身可设置其显示顺序。为使良好的整理、良好的管理持续下去,好好考虑一下摆放的方法是很重要的。

总结
不知如何对于各位各自持有的文件,如果能得到一些分类的印象的话,那就太好了。另外,在对文件进行分类和保管时,可能会出现阅览频率低的文件、不浏览但不能丢弃的文件等。
万弼士株式会社,作为针对这种阅览频率低的文件的解决方案专家,提供纸面文档保管服务。为了帮助您正确管理文件,如果您对现行的文件管理有任何疑问,请随时与我们联系。