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档案上的“保管”和“保存”有什么区别?有效管理纸面文档的方法(文档保管、文档保存)

发布时间: 2019.07.08
来源:万弼士文档信息管理(昆山)有限公司

是否将“保管”和“保存”区分开来进行文件管理?了解“保管”和“保存”之间的区别并制定操作方案非常重要,以确保在需要时有效地利用这些文件。本文将介绍如何明确“保管”和“保存”之间的区别,以及如何有效地管理文件。

“存储”和“保存”之间的区别
“保管”和“保存”相似,意思不同,大家能正确使用吗?为了说明差异,只对“文件的生命周期”这一概念进行说明。
指从文档产生到最后被抹除的工序,称为“文档的生命周期”。
单据的生命周期很大,简单来说,常用的文件存放在办公室里,少用的文件在办公室外保存。
具体区别总结如下。
什么叫“保管”?
对象:使用中的文件(高使用文件)。含非原本
场所:办公室内的柜子等。
时间:原则1年
什么是“保存”?
对象:不太灵活使用的文件(低活用文件)。原则,仅原件.
场所:办公室外的文件库和外部仓库等。
时间:遵守法令规定的保留期等<文档管理的基础是:从保留期设置到到文档的法定保留期
适当地分别使用“保管”和“保存”,可以整理办公室内的文件,使必要的文件能够立即取出。并且,每个文件的“保管”和“保存”的期间规则化,为了实行的构造,是防止运用的形态化的要点。
下面我们将介绍“保管”和“保存”规则,以及为执行这些规则而构建的机制。

“存储”和“保存”规则
保管期原则上为1年。并且,关于需要特别设定的文件另行规定。“保存”文件原则上只有原件,将原件提交给客户等,仅当没有原件时,保存“抄本”和“存根”。 明确“保管”和“保留”期间的保有期,确保“保管”“保存”“废弃”,是文件管理的诀窍。保有期间的例子如下。
(保留期间示例)

文件 保管 保存 合计
① A文件 1年 - 1年
② B文件 1年 十年 ○+1年
③ C文件 一年 长年 长年
④ D文件 年度内 长年 长年
⑤ 电子文件 项目结束 - 项目结束
⑥ F文件 替换 - 替换
⑦ G文件 长年 - 长年

运行规则的工作原理
虽然已经决定了保有期,但很多时候都无法运用,形式化了。每年设有一次档案整理时间,各部门进行文件整理及实施状况的检查。此外,每年由管理人员定期检查实施,以验证文件整理是否正确进行,并贯彻运用。
文件整理时间”的设定和“定期检查”的实施
文件整理期间,将保管期到来的“保管”文件移入办公室外进行“保存”,丢弃保有期结束的文件及不再需要的文件。在下面文件整理期间的检查点上记录:
1.文件是否包含“创建年月”
2.文件是否具有保留期
3.有没有超过保有期限的“保管”文件
4.是否有与原件重复的抄写或备忘录
5.是否有非个人参考或非托管文件
以及文件保管期间是否进行了正确的文件整理的检查,由管理者实施“定期检查”。根据“定期检查”,只有经常看到的文件被“保管”在办公室内,只有不常见但不能废弃的文件才会保持在办公室外被“保存”的状态。

总结
您能理解文件的“保管”和“保存”的区别吗?办公室里有很多文件,不但要找到需要的文件,而且遗失的风险也会增加。有效管理文件的方法,只有规定文件的保有期限,将“保管”“保存”“废弃”的生命周期转为踏踏实实的方法.
万弼士株式会社,提供纸面文档保管服务提供服务,在办公室外寄存“保存”文件。如果事先规定保有期限的话,对于期限到来的文件,我司将协助您抹掉文件.另外,对于文件管理,为“不知从何下手”的各位提供帮助。